Elektronická kancelář E-OFFICE Exekutor

Charakteristika programu E-OFFICE Exekutor

Zcela bezpapírové řešení

V reálné aplikaci ověřeno:

• statisíce elektronických spisů
• desítky milionů elektronických dokumentů
• pouze desítky papírových dokumentů, kdy většinou se jedná pouze o dokumenty, kdy je archivace v papírové podobě doposud vyžadována platnou legislativou

S partnery, klienty a institucemi převládá elektronická komunikace, datové schránky, e-mail, WEB služby, atd. Pokud je partnery vyžadována klasická komunikace, postupuje se takto:

• papírové dokumenty na vstupu jsou scanovány a uloženy v elektronické podobě. Dále se s nimi pracuje již standardně
• na výstupu je využita hybridní pošta České pošty (dokumenty v elektronické podobě jsou zasílány ke klasickému doručení do distribučních center České pošty, kde dochází k tisku a následnému doručení již klasickou formou). Doručení je samozřejmě rychlejší a z pohledu celkových nákladů významně úspornější.

Elektronické spisy a elektronický archiv dokumentů

Systém předpokládá organizaci dokumentů v elektronických spisech, které jsou základním třídícím a vyhledávacím prvkem. Spisy tvoří agendy. Počet agend a spisů není prakticky omezen.

K dispozici je virtuální elektronický spis – v podstatě digitální zobrazení elektronického spisu v přehledné podobě (elektronická obdoba papírové složky - papírového spisu).

Spis je aktualizován, v případě jakékoliv změny dochází k jeho okamžité aktualizaci. Virtuální spis obsahuje:

• Základní informace o případu
• Adresář účastníků řízení (umožňuje efektivní komunikaci s účastníky řízení)
• Aktuální finanční rekapitulaci případu
• Rejstřík všech dokumentů spisu s možností okamžitého přístupu ke zvolenému dokumentu
• Indikace o událostech na vstupu (došlá korespondence, obdržené peníze, …) a také indikace o uplatněných požadavcích na výstupy (korespondence, peníze, ..)
• Informace o provedených úkonech (generování a odeslání dokumentu, odeslání peněz, …)

Předpokládá se garant spisu, tedy osoba zodpovědná za vedení konkrétního spisu.

Pro rychlou orientaci je použita bohatá grafika (mj. jsou zobrazeny vazby mezi dokumenty), zobrazení spisu lze jednoduše modifikovat a přizpůsobit zpracovávaným úlohám.

Většina úloh nad spisem (mj. veškeré úkony, jako generování dokumentů, požadavky na výstup, atd.) využívá kontextu - automaticky přebírá dřívější údaje ze spisu, z adresáře, případně z dřívějších dokumentů.

K dispozici je aktuální kalendář jak z pohledu spisu, tak z pohledu jednotlivých pracovníků. Přístup k virtuálnímu spisu a všem souvisejícím informacím a dokumentům je možný z běžných počítačových pracovišť a samozřejmě i z mobilních a dotykových zařízení, tedy z notebooků, tabletů, případně z telefonů – tedy v podstatě odkudkoliv a kdykoliv.

Veškeré dokumenty ke spisům jsou uloženy v elektronickém archivu dokumentů. Elektronický archiv dokumentů je tedy technickým základem pro vybudování kompletních elektronických spisových agend. K tomu:

• Správa dokumentů zahrnuje veškeré standardní funkce, jako archivace, zabezpečení, atd. a sofistikovaný přístup k dokumentům.
• Součástí celého řešení v případě elektronických dokumentů jsou technické funkce jako elektronický podpis, autorizovaná konverze, časová razítka, atd.
• Standardní úlohou, která navazuje na virtuální spisy, je generování dokumentů na základě šablon.
• Dokumenty ve virtuálních spisech jsou přístupny přes Internet, tedy kdykoliv a odkudkoliv. Jsou tak vytvořeny předpoklady pro mobilní kanceláře.

Předpoklady pro efektivní týmovou práci

Strukturalizace systému umožňuje organizačně a provozně oddělit odborná pracoviště, což jsou gestoři jednotlivých exekučních případů od pomocných pracovišť (Back Office).

Back Office přebírá administrativní úlohy, ekonomické agendy, podatelnu, hromadné akce nad spisy a dokumenty a také mj. zajišťuje hromadné získávání informací z centrálních informačních zdrojů.

Celý systém je událostmi řízený. Jakýkoliv vstup (došlá pošta, přijaté peníze, prošlý termín, atd.) vyvolá požadavek na gestora aplikace. Na druhé straně rozhodnutí gestora (dopis, fakturace, atd.) vyvolává požadavek na Back Office.

Základní podporované procesy a činnosti

1. Založení a údržba exekučních spisů

• Matriční údaje ke spisu (individuální vstup/hromadný vstup z externích zdrojů)
• Adresní údaje – vytvoření a údržba adresářů k jednotlivým spisům
• Peníze – výchozí stavy
• Platby – předpisy plateb
• Převod spisů z původního systému
• Uzavření spisů, kontrola spisů, archivace spisů, atd.
• Export spisů a agend

2. Správa elektronických dokumentů

• Zpracování došlých dokumentů
• Generování dokumentů (individuální/hromadné)
• Elektronické podepsání dokumentů, autorizovaná konverze dokumentů, časová razítka
• Odesílání dokumentů (e-mail, datové schránky, hybridní pošta, výjimečně klasický tisk a odeslání poštou)
• Doručování dokumentů – párování doručenek

3. Finance – správa financí a cash

• Fakturace
• Platby peněz (individuálně/hromadně)
• Příkazy k úhradě
• Zpracování došlých plateb – párování s fakturami
• Cash - pokladna

4. Elektronická komunikace

• Příjem a zpracování došlých dokumentů – jejich přiřazení do spisů
• Odesílání dokumentů
• Zpracování doručenek – párování

5. Monitoring, kontrola a statistiky

• Rekapitulační přehledy – agendy a spisy
• Rekapitulace dle gestorů a dalších klasifikací.
• Finanční rekapitulace, přehledy účtů a pokladen
• Výkazy

6. Lustrace

• Bankovní lustrace
• Zdravotní pojišťovny lustrace
• Centrální registry – registrace a přihlášení
• Centrální registry – Osoby, Obyvatelstvo, Katastr
• Další lustrace – Auta, Pojišťovny, BCPP, …

7. Podatelna

• Odesílání SMS
• Odesílání e-mailů
• Textové řešení doložek v dokumentech
• Kombinace doložek a konverzí
• Odesílání pro více případů přes DS
• Hybridní pošta
• Časová razítka

8. Automatizace – hromadné akce

Realizace hromadných akcí probíhá nad rejstříky spisů, případně nad rejstříky dokumentů. K dispozici jsou prostředky pro práci s množinami spisů/dokumentů.

• Import/export spisů a dokumentů
• Generování dokumentů
• Odesílání dokumentů
• Fakturace
• Odesílání peněz včetně vytváření bankovních příkazů k úhradě

9. Evidence nákladů

• Položková evidence nákladů v jednotlivých spisech (podklad pro fakturaci)
• Výpočty paušálních nákladů
• Automatizované směrování fakturovatelných nákladů přímo do spisů

10. Kalendář, úkoly, plánování

• Součástí virtuálního spisu je kalendář spisu, kde jsou zobrazeny termíny a úkoly
• Obdobný kalendář je na úrovni jednotlivých gestorů-pracovníků i na úrovni celých středisek

Pracoviště a vzájemné vazby

Pracoviště a vzájemné vazby

Servis k dodanému systému

Nabízíme a poskytujeme dlouhodobý programový a technický servis k dodanému systému, tedy provozní podporu ve vyžádaném rozsahu.