Elektronická kancelář E-Office

Místo úvodu - dvě základní otázky a odpovědi

Nastal již čas pro úplné nahrazení "papírové" kanceláře?

Jsme přesvědčeni, že plně elektronická kancelář (bezpapírová) přestává být vzdálenou vizí, ale začíná být zcela reálnou alternativou. Co se změnilo?

• Podstatný je posun v legislativě, která až na nepatrné výjimky respektuje elektronické dokumenty jako plnohodnotnou náhradu papírových dokumentů. K dispozici jsou prostředky jako elektronický podpis, časová razítka, autorizovaná konverze dokumentů, atd.
• Důležitý je celkový pozitivní posun v elektronizaci u potencionálních partnerů a institucí na horizontální i vertikální úrovni, což umožňuje efektivní elektronickou komunikaci. V této souvislosti nutno zmínit i technické prostředky, které tuto komunikaci nesporně usnadňují (datové schránky, hybridní pošta, …)
• Významnou roli hraje možnost přístupu do centrálních i partnerských informačních registrů, což představuje velmi efektivní práci při získávání a ověřování informací.
• V neposlední řadě je to současná technika, která umožňuje efektivně pracovat se statisíci případy, zahrnout do systému miliony dokumentů a současně pracovat na desítkách pracovišť a to i na pracovištích vzdáleně dislokovaných. Uživatelský komfort zvyšují moderní dotyková zařízení jako tablety a mobilní telefony.

Co nám plná elektronizace přinese?

Elektronizace instituce/úřadu předpokládá nasazení komplexního systému. S tím jsou samozřejmě spojené určité náklady, dochází ke změnám pracovních postupů a v neposlední řadě pracovních návyků. Nicméně se domníváme, že efekty výrazně převažují.

• Okamžitý přístup ke spisům a dokumentům odkudkoliv a kdykoliv
• Zrychlení všech procesů ve firmě/úřadu, rychlejší komunikace s partnery
• Zrychlení toku peněz
• Permanentní přehled o všech případech a o celé firmě/úřadu, permanentní přehled o nákladech a celé ekonomice, možnost kontroly celého úřadu a možnost objektivního hodnocení pracovníků
• Podstatné zefektivnění pracovních činností ve firmě/úřadu, výrazná úspora pracovních sil
• Sjednocení všech postupů, sjednocení dokumentů, jednotná ‚image‘ navenek, celkové zvýšení firemní kultury

Elektronická kancelář E-OFFICE - charakteristika

Firma AISoft nabízí vlastní systém E-OFFICE pro elektronizaci středních a velkých úřadů, institucí a firem. Systém představuje komplexní integrované řešení.

Zcela bezpapírové řešení

V reálné aplikaci ověřeno:

• statisíce elektronických spisů k případům několika agend
• miliony elektronických dokumentů
• zcela výjimečně papírové dokumenty – jedná se o případy, kdy je papírová podoba vyžadována legislativou

S partnery, klienty a institucemi převládá samozřejmě elektronická komunikace přes datové schránky, e-mail, WEB služby, atd. Pokud je partnery vyžadována klasická „papírová“ komunikace, postupuje se takto:

• papírové dokumenty na vstupu jsou scanovány a uloženy v elektronické podobě. Dále se s nimi pracuje již standardně
• na výstupu je využita hybridní pošta, např. systém České pošty (dokumenty v elektronické podobě jsou zasílány ke klasickému doručení do distribučních center České pošty, kde dochází k tisku a následnému doručení již klasickou formou). Doručení je samozřejmě rychlejší a z pohledu celkových nákladů významně úspornější.

Elektronické spisy a elektronický archiv dokumentů

Systém předpokládá organizaci dokumentů v elektronických spisech, které jsou základním třídícím a vyhledávacím prvkem. Spisy tvoří agendy. Počet agend a spisů není prakticky omezen.

K dispozici je virtuální elektronický spis – v podstatě digitální zobrazení elektronického spisu v přehledné podobě (elektronická obdoba papírové složky - papírového spisu). Spis je aktualizován, v případě jakékoliv změny dochází k jeho okamžité aktualizaci.

Virtuální spis obsahuje:

• Základní informace o případu
• Adresář účastníků případu (umožňuje efektivní komunikaci s účastníky)
• Aktuální finanční rekapitulaci případu
• Rejstřík všech dokumentů spisu s možností okamžitého přístupu ke zvolenému dokumentu
• Indikace o událostech na vstupu (došlá korespondence, obdržené peníze, …) a také indikace o uplatněných požadavcích na výstupy (korespondence, peníze, ...)
• Informace o provedených úkonech (generování a odeslání dokumentu, odeslání peněz, …)
• Informace o doručení dokumentů, vyznačení právní moci dokumentů

Předpokládá se garant spisu, tedy osoba zodpovědná za vedení konkrétního spisu, který má vyšší pravomoci vstupovat do spisu.

Pro rychlou orientaci je použita přehledná grafika (mj. jsou zobrazeny vazby mezi dokumenty), zobrazení spisu lze jednoduše modifikovat a přizpůsobit zpracovávaným úlohám.

Většina úloh nad spisem (mj. veškeré úkony, jako generování dokumentů, požadavky na výstup, atd.) využívá kontextu - automaticky přebírá dřívější údaje ze spisu, z adresáře, případně z dřívějších dokumentů.

K dispozici je aktuální kalendář úkolů a termínů a to jak z pohledu konkrétního spisu, z pohledu jednotlivých pracovníků a také za celý úřad.

Přístup k virtuálnímu spisu a všem souvisejícím informacím a dokumentům je možný z běžných počítačových pracovišť a samozřejmě i z mobilních a dotykových zařízení, tedy z notebooků, tabletů, případně z telefonů – tedy v podstatě odkudkoliv a kdykoliv.

Veškeré dokumenty ke spisům jsou uloženy v elektronickém archivu dokumentů. Elektronický archiv dokumentů je technickým základem pro vybudování kompletních elektronických spisových agend. K tomu:

• Správa dokumentů zahrnuje veškeré standardní funkce, jako archivace, zabezpečení, atd. a sofistikovaný přístup k dokumentům
• Součástí celého řešení v případě elektronických dokumentů jsou technické funkce jako elektronický podpis, autorizovaná konverze, atd.
• Standardní úlohou, která navazuje na virtuální spisy, je generování dokumentů na základě šablon
• Dokumenty ve virtuálních spisech jsou přístupny přes Internet, tedy kdykoliv a odkudkoliv. Jsou tak vytvořeny předpoklady pro mobilní kanceláře

Komplexní programové vybavení

Základem je racionální práce se spisy a dokumenty a efektivní komunikace s partnery, případně klienty. Programové vybavení ale také zahrnuje:

• Veškeré finanční agendy a účetnictví – vše, včetně účetnictví je vedeno v reálném čase, tedy veškeré údaje jsou permanentně aktuální
• Elektronickou podatelnu
• Kalendáře, úkoly a plánování
• Manažerskou podporu - prostředky na kontrolu servisních pracovníků a celého úřadu

Struktura a návaznosti celého systému

Předpoklady pro efektivní týmovou práci

Strukturalizace systému umožňuje organizačně a provozně oddělit odborná pracoviště, což jsou gestoři jednotlivých případů a manažeři, od pomocných pracovišť.

Zejména pro větší úřady jsou k dispozici prostředky jak oddělit vlastní práci se spisy od rutinních - pomocných činností. Back Office přebírá administrativní úlohy, ekonomické agendy, podatelnu (především zpracování příchozí pošty), hromadné akce nad spisy a dokumenty a také mj. zajišťuje hromadné získávání informací z centrálních informačních zdrojů.

Celý systém je událostmi řízený. Jakýkoliv relevantní vstup (došlá pošta, přijaté peníze, prošlý termín, atd.) vyvolá požadavek na gestora aplikace. Na druhé straně rozhodnutí gestora (odeslání dokumentu, fakturace, atd.) vyvolává požadavek na Back Office. Standardní postupy jsou maximálně automatizovány.

Technické řešení

V současné době je připravena technická varianta, kdy se předpokládá provozování centrální infrastruktury v režii uživatele a klasické napojení uživatelských a mobilních pracovišť. Technická struktura je znázorněna v níže uvedeném schématu. Nutno uvést, že tato standardní varianta má především z ekonomického pohledu řadu nevýhod (náklady na hardware, pracovníky, atd.).

Současně připravujeme zásadní technologickou inovaci - progresivní řešení, které umožní provozovat systém Elektronické kanceláře formou služby (SaaS) - zákazník přichází do styku pouze s klientskou částí SW, neřeší problémy s centrální infrastrukturou, neřeší provozní problémy a navíc je mu poskytována podpora v metodické oblasti.

Připravovaná technologická inovace je stručně popsána v samostatném materiálu.

Technická struktura

Obecné řešení a oborové aplikace

Elektronická kancelář E-OFFICE je vyvinutá a ověřená technologie pro zpracování rozsáhlých elektronických agend.

Pro konkrétní úřady a instituce se předpokládá jednoduché přizpůsobení a lokalizace, případně dopracování. Obecně možno konstatovat, že se jedná o otevřený a flexibilní systém, schopný dalšího rozvoje.

K dnešnímu datu jsou připraveny tyto oborové aplikace:

• E-OFFICE Exekutor – komplexní systém pro velké exekutorské úřady
• E-OFFICE Advokát – komplexní systém pro advokátní kanceláře

Přednosti a výhody nabízeného systému E-OFFICE

Servis k dodanému systému

Nabízíme a poskytujeme dlouhodobý programový a technický servis k dodanému systému, tedy provozní podporu ve vyžádaném rozsahu.

Připravovaná technologická inovace (provozování systému jako služby SaaS) vytvoří předpoklady k převzetí (outsourcing) kompletní starosti o centrální infrastrukturu, tedy o datové a dokumentové servery a jejich provoz.

Vlastní instalace a údržba klientských pracovišť je potom provozně velmi jednoduchá.

Přechod na systém, podpora při náběhu

Poskytujeme podporu při implementaci systému na konkrétních pracovištích, případně dopracování celého systému, metodickou podporu při zavádění financí a účetnictví a v neposlední řadě podporu při převodu původních dat. Samozřejmostí je školení a uživatelský dohled po dohodnutou dobu.

Oblast financí a účetnictví

Oblast financí a účetnictví je integrální součástí celého systému. Veškeré finanční operace (fakturace, pohyby v pokladně, bankovní výpisy, příkazy k úhradě, atd.) probíhají v reálném čase a okamžitě se promítají do účetnictví - máme tedy vždy aktuální údaje o financích úřadu.

Přitom celý finanční systém je navržen maximálně uživatelsky, u pracovníků Back Office se nepředpokládají znalosti účetnictví.

Pro metodické vedení celé finanční oblasti, pro řešení mimořádných situací v účetnictví, atd. nabízíme podporu v rámci poskytovaného servisu.

Přístup do centrálních informačních zdrojů

V závislosti na oprávnění uživatele (většinou je vyžadována certifikace) je možný individuální nebo dávkový přístup do centrálních registrů

• Centrální registry obyvatel a podnikatelských subjektů (ARES)
• Katastr nemovitostí
• Rejstříky dlužníků
• Insolvenční rejstřík
• Další vybrané registry přístupné pouze orgánům státní správy OVM

Předpokládá se další rozvoj a integrace centrálních registrů – přístupové mechanismy se budou průběžně přizpůsobovat.

Kalendář, úkoly, plánování

Součástí virtuálního spisu je kalendář spisu, kde jsou zobrazeny termíny a úkoly.

Obdobný kalendář je na úrovni jednotlivých gestorů-pracovníků, i na úrovni celých agend, resp. středisek.

Hromadné akce jako základní prostředek vnitřní racionalizace

Standardní režim práce předpokládá činnosti gestora/garanta nad spisem a následně realizaci požadavků v dávkách na pomocném pracovišti.

V elektronické kanceláři je však řada funkcí, které umožňují realizovat vybrané akce hromadně, tedy racionálně. Týká se to mj. generování dokumentů, odesílání dokumentů, fakturace, odesílání peněz, některé akce nad spisy, atd.

Realizace hromadných akcí probíhá nad rejstříky spisů, případně nad rejstříky dokumentů. K dispozici jsou prostředky pro práci s množinami spisů.

Nadstandardní možnosti implicitně připravené v systému

Základní funkce systému pokrývají činnosti firmy, resp. úřadu. Maximum funkcí je plně nebo částečně automatizovaných. Z rozsáhlých možností akcentujeme:

• Možnost automatického importu/exportu spisů a dokumentů
• Evidence všech účastníků řízení, jednoduché vyhledávání účastníků
• Položková evidence nákladů, podpora paušálních nákladů, automatizované směrování fakturovatelných nákladů přímo do spisu
• Detailní přehled finančního stavu spisu včetně návaznosti na účetní evidenci
• Detailní evidence všech úkonů a přehled vyřizování požadavků a úkolů v průběhu celého případu
• Scanování a registrace příchozí pošty s možností nastavení priorit a identifikace doručenek pomocí čárového kódu
• Odesílání listovních zakázek prostřednictvím hybridní pošty, tedy bez nutnosti masivního tisku
• Sledování doručování vlastní pošty s odkazy na doručenky
• Automatizace procesu odchozí pošty
• Automatizovaná komunikace s Datovými schránkami
• Směrování přijatých plateb z bankovních výpisů přímo do jednotlivých spisů
• Automatizované odesílání peněz včetně vytváření bankovních příkazů k úhradě
• Analýza plnění požadavků a termínů
• Diagnostika umožňující předcházet procesním chybám a opomenutím